Fixer, pour toute réunion commencée, une limite de
durée parfaitement connue de tous dès le départ.
Veiller à ce que pendant la réunion, personne ne soit
dérangé (téléphone, bruits parasites, soleil dans les
yeux, tabac).
Désigner, pour conduire la réunion, un animateur
neutre, performant en relations humaines comme en
gestion du temps, mais sans opinion personnelle ni
statut hiérarchique trop marqués.
Passer progressivement des sujets les plus anodins
aux sujets les plus préoccupants.
Équilibrer autant que possible le temps de parole de
chacun (faire taire les bavards, faire parler les timides).
Introduire de l'humour et de la détente, en particulier
aux moments de grande tension.
Rédiger un compte rendu écrit, mais très concis, de la
réunion et le remettre aux participants.
Il est bien évident que si votre but est de perdre du temps
et d’en faire perdre aux autres, la stratégie à adopter n’est
pas du tout la même :
Multipliez les réunions et faites-les durer le
plus longtemps possible !
Cultiver la prodigalité de moyens
V
ous venez d’identifier deux sources de perte de
temps visibles et que sans doute vous connaissiez
déjà : les dérangements continuels et les réunions mal
préparées. Une troisième origine est aussi importante,
encore que plus insidieuse. Elle est en effet paradoxale,
et d’en faire perdre aux autres
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